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Februar 2015
ARCHIV

Anforderungen an die Buchhaltung

Im November 2014 hat das BMF ein neues Schreiben über die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung und den Datenzugriff verfasst. Heute werden Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens i. d. R. unter Zuhilfenahme moderner Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet. Auch die Archivierung dieser Maßnahmen erfolgt zwischenzeitlich aus den unterschiedlichsten Gründen elektronisch. Dabei gilt es zu beachten, dass der Unternehmer die steuerlichen Ordnungsvorschriften auch dann beachten muss, wenn er zwar nicht zur Führung von Büchern verpflichtet ist, derartige Aufzeichnungen jedoch freiwillig fertigt.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind für die klassische Buchhaltung (Papierbuchhaltung) jedem Fachmann in der Praxis gewissermaßen „in Fleisch und Blut" übergegangen. Im Bereich der elektronischen Buchhaltung und Archivierung hingegen treten immer wieder Fragen und Unsicherheiten auf. Ständig stellt man fest, dass die althergebrachten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) auf neue Aufzeichnungs- und Archivierungssysteme nicht richtig „passen".

Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 erläutert, welchen Stellenwert die modernen technischen Möglichkeiten in der Nomenklatur der GoB einnehmen. Die inhaltliche Abfassung ist so gewählt, dass nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien mit ihrer Hilfe eingeordnet werden können. Dadurch, dass sämtliche für Unternehmer – ob gewerblich oder freiberuflich – wichtigen steuerlichen Aufzeichnungspflichten im neuesten BMF-Schreiben erläutert sind, entfällt ein langes Suchen anhand der vielfältigen Rechtsquellen, die es diesbezüglich gibt.

„Bücher" i. S. d. BMF-Schreibens sind nunmehr nicht nur Aufzeichnungen in Papierform, zu klassischen Büchern gebunden, in Form von Kladden aufbereitet oder als fortlaufendes amerikanisches Journal geführt. Als Bücher werden jetzt auch moderne elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten bezeichnet. Auch im Rahmen der elektronischen Buchführung spricht man von Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbüchern. Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 wird auch explizit vom „Analogieverfahren" gesprochen.

Im wirtschaftlichen Rechtswesen gibt es sehr unterschiedliche Aufzeichnungs-, Registrierungs- usw.- Regelungen, die je nach Berufs- oder Geschäftszweig zu beachten und zu befolgen sind. Ebenso müssen handels- oder gesellschaftsrechtliche Normierungen durch die betroffenen Unternehmer zusätzlich oder in Ergänzung zu den steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften beachtet werden. Über den § 140 AO erlangen diese Normen auch für die steuerlichen Aufzeichnungen Bedeutung. Die wichtigsten steuerlichen und außersteuerlichen Vorschriften sind eingangs erwähnt. Neben diesen Vorschriften gibt es eine stattliche Anzahl von höchstrichterlichen Urteilen, Erlassen und Verfügungen, welche die GoB näher erläutern und somit vom Unternehmer zusätzlich beachtet werden müssen. Im BMF-Schreiben wird auf das „Analogieverfahren" verwiesen. Damit sollen die aktuellen Regelungen für künftige Systeme, Techniken und Verfahren durch „Analogien" angepasst werden. Geschehen soll das, indem der Sinn und der Zweck der gegenwärtigen Regelung analog auf neue Technologien übertragen werden.

Bei Fertigung einer klassischen (Papier-)Buchhaltung werden die entsprechenden Vorgänge in der äußeren Form eines Buches, einer Kladde oder auf Papierkonten aufgezeichnet. Die äußere Form ist hierbei jedoch unbeachtlich. Nach den Ausführungen des vorliegenden BMF-Schreibens umfasst der Begriff „Bücher" sowohl die oben erwähnten klassischen Informationsträger als auch moderne digitale oder elektronische Datenträger. Dabei sind bei der Verwendung des Begriffs „Bücher" auch die entsprechenden Aufzeichnungen der Nichtkaufleute und nicht Buchführungspflichtigen gemeint, z. B. Freiberufler. In Zusammenhang mit dem Begriff „Aufzeichnungen" wird im BMF-Schreiben von „dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle" gesprochen. Mit dieser Formulierung ist das „schriftliche" Festhalten der gesamten Geschäftsaktivitäten von deren Beginn bis zur Beendigung gemeint. Das Aufzeichnen bzw. Buchen erfolgt in Form von Zahlen, Symbolen und Worten. Unter dem Begriff „Geschäftsvorfälle" versteht man alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die während einer Geschäftsperiode den Erfolg (Gewinn oder Verlust) und die Zusammensetzung des Betriebsvermögens beeinflussen.

Während das Kürzel GoB hinlänglich bekannt ist, steht das neue Kürzel GoBD für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Der Begriff „GoB" ist ein unbestimmter Rechtsbegriff aus dem Handelsrecht, basierend auf § 238 HGB. Die GoB werden im Handelsrecht angesprochen und durch unterschiedliche handels- und steuerrechtliche Vorschriften ausgelegt. Dazu kommt eine über Jahrzehnte gewachsene Rechtsprechung, die auch maßgeblich zur Entwicklung der GoB beigetragen hat. Mit dem vorliegenden BMF-Schreiben wird der neue Begriff GoBD bestimmt. Auch die GoBD werden einem ständigen Wandel unterliegen, dem durch das angesprochene Analogieverfahren Rechnung getragen werden soll. Im BMF-Schreiben werden als mögliche Auslegungs- und Entwicklungsvarianten beispielhaft gutachterliche Stellungnahmen, Handelsbrauch, ständige Übung, Gewohnheitsrechte sowie organisatorische und/oder technische Änderungen als Gründe für eine Fortentwicklung der inhaltlichen Definition des Begriffs GoBD genannt.

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher entspringen den kaufmännischen Normen für die klassische Buchhaltung. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch, Hauptbuch usw. sind längst modernen elektronischen Systemen gewichen. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden heutzutage Datenverarbeitungssysteme mit deren einzelnen Modulen eingesetzt. Durch diese werden Daten und Dokumente erfasst bzw. erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt. Systeme dieser Art sind beispielsweise

  • Warenwirtschaftssysteme,
  • elektronische Waagen,
  • Kassensysteme,
  • Zahlungsverkehrssysteme,
  • Taxameter,
  • Materialwirtschaftssysteme,
  • Fakturierungsprogramme,
  • Zeiterfassungssysteme aller Art,
  • Finanzbuchführungs-, Anlagebuchhaltungs- und Lohnbuchhaltungssysteme sowie
  • Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme aller Art.

Zu Systemen dieser Art zählen auch die Schnittstellen, mit denen diese Systeme miteinander verknüpft sind. Auf die Größe oder Anzahl der benutzten Systeme kommt es nicht an.