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Juni 2017
ARCHIV

Grundlagen der E-Mail-Archivierung

Das Thema E-Mail-Archivierung ist oft ein Sorgenkind im Unternehmen, da unklar ist, ob alle E-Mails archiviert werden müssen und wenn ja, wie lange. Ferner ist die Unterscheidung zwischen einer Archivierung und einem Backup von E-Mails oft problematisch. Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Das Daten-Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-Schäden oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern. Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungsrichtlinien. Wichtig ist nur, dass die Daten aus dem Backup jederzeit wiederherzustellen sind. Eine Archivierung hingegen ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist nicht nur die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Hat eine E-Mail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs, ist sie entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig, wie bisher die Handels- bzw. Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig waren. Soweit eine E-Mail keine steuerrechtlich relevanten Informationen beinhaltet, besteht auch keine Aufbewahrungspflicht. Weitere Vorgabe der GoBD ist, dass die E-Mails mit Belegcharakter getrennt von den übrigen E-Mails unveränderbar zu archivieren sind. Ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen. Der Empfang und Versand von steuerlich relevanten E-Mails sollte in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Aus der Verfahrensdokumentation sollte darüber hinaus ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, bearbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.